▼裏 技
中古の事務用品で、机など備品を揃える。値段が安いからといって県外などで買うと送料が１万、２万とかかり、送料の方が高くなってしまう場合もある。できれば、近くで中古品を扱う店を探したい。また、輸入の組み立て家具も、意外に安く買える。丈夫なのでパソコンなど重い物に耐えうる上、機器の拡張に合わせて、同じカラーで増やしていけるため、こだわり派にはおすすめだ。
コピーは買うのと借りるの、どっちが得？
コンビニまで走ればすむと言っていたコピーも、あまりに膨大で、頻度も多いと大変。しかも疲れきった夜中の３時や雨の日に、重い資料をコンビニまで運ぶ体力も気力もない。昼間に行ったところで、必ずしもコピー機が空いているとは限らない。中には大量 コピーで10分待たされるケースもあり、急ぎの時は、かなりの痛手となる。
そこで、コピー機を置きたいが、買うか借りるか、そこが迷い所。中古品であれば、かなり安く手に入るが、壊れやすく、メンテナンスが面 倒。新品も拡大・縮小、紙サイズなど機能が豊富だと高いうえ、メンテナンスは自分でしなければならない。もし壊れたり、不都合が生じた時、メカに弱いと泣くハメになる。
そこで、リースを選択する場合。通常のモノクロで、リース料は平均、月７千円。これには８５０枚のカウンターが含まれているので、一枚当たりの料金は用紙代別 で８円弱となる。コンビニでは一枚１０円なので、料金的には、月当たり７００枚を越えたら、リースの方が得となる。
その際、コピー機を置けるスペースがあるか検討することも忘れてはならない。コピー機は場所を取る上、予備の紙の置き場所も必要となる。
あまりに留守が多ければ、電話秘書が頼もしい助っ人
今や携帯電話はビジネス戦略の必需品。大手広告代理店では、携帯電話、ＰＨＳ、ポケベル、ホームメールにと、ハイテク武装で固め、いつ何時、どこからも連絡を受けられるようビジネスチャンスの網を張っている。しかし、経費を極力抑えなければならないＳＯＨＯにとって、それほどの出費は許されない。
携帯電話もエリアが拡大し、機能が充実したといっても、地下鉄移動やビルの狭間、車移動の最中など、キャッチできないことも多い。それに急ぎで頼みたい時に留守電で、直接話ができなければ、ビジネスチャンスが逃げていくケースもある。
そこで、電話秘書が頼もしいパートナーとなる。経費は月々基本料１万５千円が相場だ。通常は自分の電話を秘書センターに転送し、伝言はこちらから電話を入れたり、携帯電話に連絡してもらう。 電話秘書を頼む場合、電話帳でいくつかの会社に電話をしてサービスの内容を尋ね、電話の応対ぶりを直接確かめるのも手だ。実際利用している人に、使い勝手を聞き、紹介してもらうのも手堅い。 電話秘書を利用する際、必ず用意すべきなのが、自分のオフィスに関する基本情報のファイル。業務内容、オフィスへの道のり、銀行の振込口座、よくかかってくる相手先の名前などをまとめたものを、あらかあじめ渡しておく。
その日の予定も相手にわかればなお、安心だ。一日のスケジュールのおおよそを伝え、何時には確実に相手と連絡が取れるかをこまめに伝える。そんな積極策を心がけたい。